לפני שמזמינים: מה חשוב לדעת על רכש

הכללים והטעויות הנפוצות מתוך הדרכת מחלקת הרכש, במקום אחד. קראו את זה לפני הדרישה הראשונה — וכך הדרישה לא תחזור אליכם לתיקון.

• זמן משוער 5 דקות
• נבדק מול עננט: ספטמבר 2026

1. ספק אחד לכל דרישה

   זה חוק היסוד: בכל דרישה יש ספק אחד בלבד. צריכים לקנות משני ספקים? סיימו ושלחו את הדרישה לספק הראשון, ורק אז פתחו דרישה חדשה לספק השני.

2. בוחרים את המסלול הנכון

   לפני שמתחילים, בדקו איזה סוג קנייה זו:

   מסלול	מתי	מה עושים	מדריך
   מחירון	הפריט כבר מוגדר במערכת עם מחיר (מחירון של ספק)	מחפשים אותו בשורת החיפוש של מסך דרישות רכש	הזמנה מתוך מחירון
   הצעת מחיר	קיבלתם הצעת מחיר מספק, או שמזמינים ציוד מהמחסן	משימות נוספות ← הזן שורת דרישת רכש	רכש מקומי, הזמנה מהמחסן
   תשלום בלי ייבוא	העברה בנקאית או תשלום באשראי, כשלא מייבאים סחורה	בוחרים את הטופס המתאים בטופסי בקשה	העברה בנקאית, כרטיס אשראי

3. מחפשים במחירון עם %

   בשורת החיפוש שימו % לפני מילת החיפוש ואחריה. למשל: הקלידו %מחשב% ולחצו Enter — יופיעו כל המחשבים שבמחירונים.

   מצאתם? הזינו כמות ולחצו על סמל העגלה שליד הפריט.

4. ממלאים את שורת הדרישה נכון

   כשקונים לפי הצעת מחיר, אלה השדות שבהם טועים הכי הרבה:

   • תיאור פריט — לפעמים המערכת ממלאת לבד תיאור של מק"ט של בר-אילן. שנו אותו כך שיתאים בדיוק להצעת המחיר.
   • שם קטגוריה — חובה לבחור קטגוריה.
   • מק"ט — רק לחומרים מסוכנים או לפריטים מהמחסן. בכל מקרה אחר משאירים ריק.
   • שם יחידת מידה — חובה לבחור יחידה.
   • ספק — בחרו מהרשימה, ושאר הפרטים יתמלאו לבד. אם הספק לא מופיע במערכת — השאירו ריק.
   • תשומת מחקר או הוראה — בחרו לפי מה שמתאים.
   • תקציב — לחצו על סמל התקציב ובחרו סעיף. אפשר להגדיר תקציב קבוע מראש: ברירות מחדל לדרישות רכש.

   בתחתית הדרישה יש שלוש תיבות הערות: הערה לקניין (פנימית, הספק לא רואה), הערה לספק (מודפסת על ההזמנה שהספק מקבל) והערה למקבל.

   לא מוצאים קטגוריה? — הבוט של האוניברסיטה עוזר למצוא את הקטגוריה או את המק"ט המתאימים, 24/7: bar-ilan-ai-guide.lovable.app.

5. בוחרים ערך תכונה בכל שורה

   בכל שורה בדרישה חובה לבחור ערך תכונה:

   • חומרים מסוכנים — כשקונים חומרים מסוכנים.
   • ייבוא או ייצוא — לפי העניין.
   • הסעים — כשמזמינים אוטובוס.
   • אחר — כל השאר. ברוב הדרישות זו הבחירה.
   

   בחרתם חומרים מסוכנים? נפתחים עוד שדות חובה: מק"ט אריזה מדויק שמתאים לאריזת החומר, סימון שקראתם והבנתם את הסיכונים ב-SDS, ושם המעבדה וקוד המעבדה. אם אין מק"ט לחומר, מחלקת הבטיחות תקים מק"ט חדש. הפרטים המלאים: הזמנת חומרים מסוכנים.

6. מזמינים הסעה: אוטובוס אחד בשורה

   כל אוטובוס הוא שורת דרישה נפרדת. לעולם אל תאחדו שני אוטובוסים בשורה אחת.

   • מחפשים בשורת החיפוש לפי מספר מקומות, מרחק ושעות.
   • חובה למלא: שעת התייצבות, מקום איסוף, מסלול מדויק, ושם וטלפון של האחראי על הנסיעה.
   • צריכים עוד קילומטרים, עוד שעות או נסיעה בכביש 6? מוסיפים לעגלה פריטים נוספים. לתשלום על כביש 6 פותחים שורה נפרדת.
   • אחרי ההוספה לעגלה ולחיצה על בדיקה בוחרים ערך תכונה: הסעים.

   ראו גם הזמנת הסעות.

7. שלוש חובות לפני ששולחים

   כשסיימתם להזין את כל השורות, לחצו על העגלה ואז על בדיקה. לפני שלח ודאו:

   1. הנייד של המקבל — מספר סלולרי נכון של מי שיקבל את הסחורה או השירות.
   2. ערך תכונה — נבחר בכל שורה.
   3. הצעת מחיר — צירפתם קובץ PDF של הצעת המחיר הרשמית. זה חובה, חוץ מקנייה מתוך מחירון או רכש פנימי.
   עורכים כמה שורות בבת אחת — החזיקו Shift או Ctrl, סמנו כמה שורות ולחצו ערוך מספר שורות. כך משנים לכולן את אותו דבר (למשל סעיף תקציבי) בפעולה אחת.

8. אחרי השליחה: מחכים עד 10 דקות

   אחרי שלח המערכת לא מאשרת מיד. היא בודקת תקציב, הרשאות ותקינות, וזה יכול לקחת עד 10 דקות.

   • הכל תקין? הדרישה עוברת לשלב הבא לבד.
   • יש בעיה? תקבלו התראה עם הסיבה. מתקנים ושולחים שוב.
   למי פונים — כל בעיה בעננט — פנייה בתמר. שאלה מקצועית על רכש או ספקים — מחלקת הרכש. אפשר גם לכתוב למוקד התמיכה של עננט: ananet.service@biu.ac.il. לא בטוחים? שלחו לי מייל.

עודכן ספטמבר 2026